INTRODUCCION

No sólo nos orientamos cuando deseamos conocer el mundo o cuando viajamos; también el archivo se apropia del sistema geográfico para organizar la corespondencia de su clientela; y es asi como por medio de mapas, rutas, etc, la empresa se vuelve cada dia mas eficiente, ubicando con prontitud a sus clientes y proveedores.
Resultara de mucha importancia y de gran sencillez para el estudianate de archivo conocer el sistema alfabetico geográfico por cuanto se basa en el alfabetico nominativo que ya domina.

CONCEPTO

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localizacion, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabetico.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y juridicas), porque la clasificacion final se hace también por nombres de individuos o empresas.

USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores consecionarios, etc.
2)En institucione cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañias dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS


Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:
a)Con guias alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o politicas.
b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero:
puede ser:
a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3)Un mapa, una guia, un visocontrol, etc:
Sirven para indicar la localizacion de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.


(1) La GUIA ALFABETICA
(2) La GUIA DEL PAIS
(3) La SUBGUIA DE CIUDAD
(4) La CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE
(5) La CARPETA DE VARIOS

F) el índice que lleva la gaveta se marca al finalizar su organización, para determinar la primera y la ultima letra del índice.

2) organización del tarjetero auxiliar

Todas las carpetas de los clientes se organizan en estricto orden alfabético, sin tener en cuenta las ciudades o piases, como si se estuviera organizando un archivo alfabético nominativo. El mapa le sirve para ubicar la clientela.

Departamento, estado o provincia, ciudad y nombres: esta subdivisión se organiza así:

Iniciamos con la GUIA DEL DEPARTAMENTO O PROVINCIA, o guia principal, que puede ser en Colombia el departamento de

BOLIVAR

enseguida aparece la SUBGUIA DE CIUDAES o pueblos. En Colombia, en el departamento de Bolívar, la capital es

CARTAGENA

luego viene la CARPETA INDIVUDUAL del cliente, donde se depositen los documentos dentro de un legajo, en estricto orden alfabético, por ejemplo

UMAIMA HADRA & HNOS. LTDA

finalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o MICELANEOS, al terminar las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes que no justifiquen la apertura de carpeta individual.


c) Ciudad o pueblo y nombres: es la subdivisión mas sencilla de este grupo porque solo consta de:

GUIA DE CIUDAD o pueblo o guía principal
CARPETA INDIVIDUAL para colocar los documentos de los clientes.
CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO. Dentro de esta se ubican, en estricto orden alfabético orden alfabético, los documentos de los clientes que no justifican apertura de una carpeta individual, dentro de los documentos de cada cliente debe existir un orden cronológico.
El índice será el nombre del departamento, estado o provincia, de acuerdo con la división política correspondiente.


d. Distribuir

Distribuya los documentos o las tarjetas por países y ciudades y pueblos, y forme grupos.
Dentro de cada país o estado agrupe las tarjetas o los documentos por ciudades o pueblos, y dentro de cada ciudad ordénelos por su nombre de acuerdo con la palabra subrayada o clave.

e. Archivar
Organice alfabéticamente los documentos y las tarjetas y ubíquelos detrás de las subguías correspondientes.
Legajo
Americana de eventos


5. NORMAS PARA CONSULTAR EL ARCHIVO

La búsqueda de los documentos de ser eficiente y eficaz, pues es este uno de los objetivos básicos del archivo. Para que ella resulte fácil, siga estas sencillas normas:

Precise el nombre que desea buscar, por ejemplo:

b. Determine mentalmente la forma como debe aparecer clasificado el nombre del cliente:

c. Localice la guía del país al cual pertenece:

d. Localice la subguía de la ciudad correspondiente:

e. Busque la carpeta individual del cliente o la tarjeta solicitada:

f. Retire el documento del legajo o la carpeta y coloque en su lugar una tarjeta o una guía de Afuera o Sustitución.

lunes, 25 de febrero de 2008

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